Tutorial DasarSIAP Wacana

Artikel Kategori // Pendidikan

Beranda / Pendidikan / Kajian Fitur SIMPATIKA: Bantuan Daring
Kajian Fitur SIMPATIKA: Bantuan Daring
0 Komentar | Dibaca 938 kali
Wacana @wacanaku
29 February 2016

Salah satu ukuran menilai baik atau buruk sebuah layanan sistem informasi adalah ketersediaan layanan bantuan bagi penggunanya. Jika sebuah layanan sistem informasi tidak menyediakan bantuan bagi penggunanya, sudah jelas layanan tersebut bukan layanan yang baik. Layanan yang demikian tidak menghargai dan menghormati penggunanya sendiri dan seharusnya layanan yang demikian dihindari saja.

Bantuan pengguna pun tidak hanya sekadar ada, tapi juga harus baik dan lengkap. Baik dalam artian benar-benar membantu pengguna sehingga pengguna dimudahkan dalam menggunakan aplikasi dari layanan tersebut. Lengkap dalam artian harus meliputi seluruh fitur yang disediakan layanan dan serta hal-hal terkait dengan penggunaan layanan. Jika sebuah layanan sistem informasi sudah menyediakan bantuan bagi pengguna, bagaimana kita menilai apakah bantuan yang tersedia itu sudah cukup baik dan lengkap?

Beragam bantuan pengguna dalam layanan SIAP Online.

Beragam bantuan pengguna dalam layanan SIAP Online.

KRITERIA FITUR BANTUAN YANG BAIK

Ada beberapa kriteria yang bisa kita gunakan untuk menilai mutu bantuan pengguna, antara lain:

1. Penjelasan Yang Mudah Dipahami

Bantuan pengguna tidak hanya sekadar tumpukan dokumen tebal dengan bahasa teknis yang rumit. Bahasa bantuan harus setara dengan pengetahuan pengguna sehingga pembaca lebih mudah dalam memahami istilah, sebutan, nama, singkatan, dan sebagainya beserta penjelasan-penjelasan di dalamnya. Tak cukup dengan bahasa yang mudah dipahami, bantuan juga seharusnya dilengkapi dengan gambar-gambar pendukung yang membantu pemahaman pembaca. Jika perlu, gunakan bahan multimedia untuk lebih memperjelas lagi, seperti video.

2. Penggunaan Judul Yang Jelas

Secara umum, ada 2 (dua) hal yang dijelaskan dalam bantuan pengguna. Pertama adalah penjelasan yang menerangkan tentang sesuatu. Bantuan jenis ini sifatnya informatif (pengetahuan) dan deskriptif (penjelasan). Judul untuk bantuan jenis ini sebaiknya berbasis kata benda, seperti “Apa itu NRG?”, atau bisa juga “Pengertian NRG”, dan lain sebagainya. Yang kedua adalah penjelasan yang melibatkan aksi atau proses. Bantuan jenis ini sifatnya instruktif (cara) dan berurutan (langkah). Judul untuk bantuan jenis ini sebaiknya berbasis kata kerja, seperti “Bagaimana cara mendaftarkan PTK baru?”, atau bisa juga “Langkah-langkah mendaftarkan PTK baru”, dan lain sebagainya.

3. Bantuan Yang Sifatnya Memandu

Pada penjelasan yang melibatkan aksi atau proses, bantuan pengguna yang baik tidak hanya menjelaskan tapi juga memandu (guiding). Bantuan memberikan penjelasan langkah demi langkah dalam melakukan sesuatu dengan aplikasi, secara lengkap dari awal hingga akhir proses. Bila perlu, penjelasan juga menyertakan contoh dalam setiap cara atau langkah panduannya. Saat menggunakan gambar pun tak hanya sekedar gambar belaka. Gambar dan video juga menyertakan penanda atau penunjuk pada urutan langkah atau adanya hal-hal penting yang harus diperhatikan pengguna. Bantuan yang memandu akan membantu pengguna fokus pada hal-hal yang penting dan seharusnya dilakukan.

Contoh hasil pencarian di situs bantuan SIMPATIKA.

Contoh hasil pencarian di situs bantuan SIMPATIKA.

4. Dokumen Yang Bisa Dicari

Dalam sebuah sistem aplikasi yang besar, tentu melibatkan dokumen bantuan pengguna dalam jumlah yang besar pula. Penyajian dokumen dalam bentuk daftar saja akan menyulitkan pengguna dalam mendapatkan dokumen yang dibutuhkan. Kesulitan sekecil apa pun akan menurunkan kepuasan pengguna dalam memanfaatkan bantuan dan juga kepuasan terhadap layanan secara umum. Pengguna tidak membaca dokumen bantuan seperti halnya membaca novel atau komik. Pengguna membuka bantuan hanya ketika sedang menghadapi masalah saat menggunakan layanan. Oleh karena fitur pencarian (search) dalam bantuan pengguna merupakan fitur yang sangat penting. Dengan ada pencarian, pengguna tak perlu mencari sendiri (dari daftar dokumen) tapi cukup mengetikkan kata penting (keyword) yang terkait maka bantuan akan menampilkan dokumen-dokumen bantuan yang dibutuhkan. Layaknya kita menggunakan mesin pencari Google.

5. Saling Terkait Satu Sama Lain

Melengkapi fitur pencarian, bantuan pengguna yang baik juga bisa menampilkan dokumen yang terkait dengan bantuan yang sedang dibaca pengguna. Dengan adanya tampilan dokumen terkait, pengguna bisa dituntun untuk memahami layanan secara lengkap dan keterkaitan antara satu hal dengan hal lainnya. Misalnya saat pengguna membaca dokumen tentang pengertian NRG, muncul juga dokumen tentang cara mendapatkan NRG, yang kemudian terkait dengan prosedur verval NRG, dan seterusnya. Hanya dari satu artikel di awal, pengguna diarahkan untuk memahami layanan secara keseluruhan. Untuk bisa menyediakan fitur ini, bantuan pengguna harus terpadu dan pintar sehingga mampu menyajikan dokumen yang saling terkait satu sama lain secara otomatis sesuai informasi yang relevan.

Contoh panduan dengan penjelasan video di bantuan pengguna SIMPATIKA.

Contoh panduan dengan penjelasan video di bantuan pengguna SIMPATIKA.

6. Tersedia Kapan Saja Dimana Saja

Bantuan pengguna dalam bentuk tercetak tentu masih bermanfaat, khususnya untuk jenis bantuanya yang sifatnya informatif dan deskriptif serta cenderung bersifat tetap. Namun bagi sebuah layanan daring, bantuan dalam bentuk tercetak saja tidak cukup. Bantuan tercetak pun makin tak relevan di dunia yang makin bergerak dan semuanya serba elektronik. Bantuan tercetak bisa hilang atau rusak, tapi bantuan daring tak akan hilang dan selalu tersedia. Bantuan modern harus tersedia kapan saja dibutuhkan dan bisa diakses dari mana saja. Layanan daring juga harus menyediakan bantuan secara daring.

7. Selalu Diperbarui Dan Dilengkapi

Dalam dunia sistem informasi ada prinsip yang menyatakan bahwa dokumen yang tidak diperbarui sama dengan tidak ada dokumen. Ini karena dokumen yang tak pernah diperbarui adalah dokumen yang kadaluarsa, tidak sesuai perubahan terbaru, dan memberikan informasi yang salah pada pembaca. Itu sebabnya membuat dokumen disebut pekerjaan yang tidak pernah berakhir karena selalu saja ada perbaikan dan penambahan sepanjang sistem masih bekerja. Prinsip ini juga berlaku pada dokumen bantuan pengguna. Dokumen bantuan seharusnya selalu diperbarui dan dilengkapi mengikuti perkembangan layanan sistem informasi. Dengan bantuan yang selalu diperbarui dan dilengkapi, pengguna dijamin selalu mendapatkan bantuan yang terbaru dan sesuai dengan layanan terkini.

BANTUAN DARING SIMPATIKA

Situs web bantuan SIMPATIKA berusaha memenuhi seluruh kriteria bantuan pengguna yang baik dan lengkap sesuai kriteria-kriteria di atas. Tak hanya menyediakan bantuan pengguna berbasis dokumen, layanan SIMPATIKA juga menyediakan bantuan pengguna secara interaktif. Bantuan pengguna interaktif disediakan melalui kanal surat elektronik, media sosial, hingga obrolan langsung dengan para petugas dari penyedia layanan SIMPATIKA. Bantuan pengguna interaktif tersedia selama jam kerja di hari kerja.

Contoh layanan bantuan interaktif obrolan dengan petugas SIMPATIKA.

Contoh layanan bantuan interaktif obrolan daring di SIMPATIKA.

Jika anda pengguna layanan SIMPATIKA yang membutuhkan bantuan, jangan ragu untuk memanfaatkan situs bantuan SIMPATIKA dan menghubungi petugas yang selalu siap membantu anda.

 

— Februari 2016.

Harap tunggu, laporan sedang dalam proses submit....

Anda harus login untuk berkomentar. Login Sekarang

Penulis Lainnya

Dian Sinaga

Penulis ini masih malu-malu menuliskan sedikit tentang Biografinya
Daftar Artikel Terkait :  1
Layanan ini diselenggarakan oleh PT. TELKOM INDONESIA untuk dunia pendidikan di Indonesia.
Mari kita majukan bangsa Indonesia, melalui pemanfaatan Teknologi Informasi yang tepat guna
pada dunia pendidikan Indonesia.
Sistem Informasi Aplikasi Pendidikan
versi 2.0